Les archives constituent l’ensemble des documents que va produire une entreprise, ou une administration, tout au long de son activité. Ses documents, et donc leur conservation, est nécessaire afin de conserver des preuves de l’activité et de leurs implications, ainsi que sécuriser et valoriser le patrimoine de l’entreprise.
L’archive aujourd’hui se fait de deux façons différentes : l’archivage physique ou l’archivage numérique.
Comment gérer ses archives physiques ?
Les 3 grandes étapes de l’archivage papier sont :
- Le tri des documents. Tous les documents ne sont pas à garder, et ceux qui doivent l’être ne sont pas tous de même nature. Un tri en fonction du type, de la date et du thème doit donc être fait.
- Les documents doivent ensuite être classés dans des dossiers, sous-dossiers et ainsi de suite. L’idée est de les rendre facilement accessibles en toutes circonstances et quel que soit le volume grâce à un rangement logique et adapté aux enjeux de l’entreprise.
- La conservation des documents, en particulier sur le temps long, est une question cruciale. Protection des accès, contre l’humidité ou les risques d’incendie, il y a des règles à suivre selon la valeur des documents.
Gérer des archives papier, c’est à la fois avoir un protocole clair de gestion des archives, mais aussi un espace adapté. Le risque lié à l’humidité, au feu ou à un dégât des eaux, fait partie des éléments qu’il faut savoir maîtriser pour stocker des quantités de papiers importants.
Comment gérer des archives numériques ?
De plus en plus d’entreprises et d’administrations font le choix de numériser leurs documents afin d’en savoir une sauvegarde en ligne. Elle permet un accès très contrôlé et dans le même temps ouvert à partir de n’importe quel poste informatique et de n’importe où.
Les étapes de l’archivage papier se retrouvent aussi dans l’archivage numérique. Il y est question aussi du tri de ses documents. Tout n’a pas besoin d’être numérisé, et tout ce qui est créé au fur et à mesure ne mérite pas non plus d’être nécessairement conservé. Il y a les mêmes questions de tri des documents afin de les rendre accessibles.
La conservation prend par contre une dimension tout autre puisqu’il est question ici de sauvegarde sur un serveur ou dans le cloud, c’est-à-dire une sauvegarde sur des serveurs externalisés. Les enjeux sont différents puisqu’il est question de protéger l’accès aux données, de multiplier les voies de sauvegarde pour pallier une défaillance. La sauvegarde en ligne ou sur un serveur ne demande pas de local particulier, mais de nombreuses mesures informatiques doivent être prises. La démarche doit aussi comprendre de la maintenance informatique et une formation à l’utilisation des archives sous leur forme numérique.
La numérisation des archives déjà existantes demande un tri conséquent, d’établir une stratégie d’organisation de tous ces documents, ainsi que d’une méthode de référencement pour y avoir accès en quelques clics. Ce travail est confié à une entreprise spécialisée afin de pouvoir archiver dans les meilleures conditions de grandes quantités de documents.
